• 1. O czym warto pomyśleć przed rozpoczęciem?

    Zanim rozpoczniecie szycie maseczek, powinniście zorganizować się, podjąć kilka istotnych decyzji i zebrać informacje, które pozwolą wam dostosować to, co planujecie robić, do lokalnych potrzeb i warunków. Poniżej znajdują się sugestie, o czym powinniście pamiętać, rozpoczynając inicjatywę.

     

    Zbierzcie grupę osób 

    • Za organizacją inicjatywy może stać jedna osoba, ale zdecydowanie łatwiej i raźniej działać, gdy od początku zaangażowanych jest kilka osób. Dzięki temu będziecie mogli podzielić się zadaniami, przedyskutować pomysły i wspólnie podejmować decyzje. 
    • Grupa nie musi być duża - wystarczą dwie lub trzy osoby. Dobrze, aby znały się wcześniej, miały do siebie zaufanie i choć minimalne doświadczenie w koordynacji pracy innych (np. z pracy zawodowej lub społecznej). Nie trzeba znać się na szyciu - wasza rola może polegać wyłącznie na mobilizowaniu lokalnej społeczności do działania i  koordynacji pracy innych. 
    • W miarę możliwości starajcie się bazować na działających w okolicy organizacjach lub osobach, które już wcześniej podejmowały aktywność społeczną i mają jakieś doświadczenie w organizowaniu wspólnych inicjatyw. Zdzwońcie się, porozmawiajcie o pomyśle. Wymieńcie się pomysłami, opiniami i kontaktami do siebie. Jest to przydatne, ale nie jest to konieczne do rozpoczęcia działań.
    • Od początku ustalcie, kto za co odpowiada i w jaki sposób będziecie się ze sobą komunikować. Komunikacja może odbywać się poprzez telefon, platformę internetową (np. Google Meet, Zoom, Skype) czy media społecznościowe. Ważne, aby wszyscy w waszej grupie mieli stały dostęp do narzędzia, za pomocą którego będzie się kontaktować.

    Rozejrzyjcie się za innymi inicjatywami szyjącymi w okolicy 

    • Zanim zaczniecie organizować grupę, sprawdźcie, czy w okolicy nie powstały już podobne inicjatywy.  Być może praca, którą planujecie, została już wykonana. W takim razie nie ma sensu powtarzać się, konkurować o ograniczone zasoby i komplikować wyboru odbiorcom maseczek. Lepiej połączyć siły, skorzystać z doświadczenia innych i wypracowanych przez nich rozwiązań.
    • Możecie skontaktować się z koordynatorem lokalnym największej szyjącej grupy w internecie Polskie Krawcowe uszyją maseczki ochronne dla służby zdrowia lub innych dużych regionalnych grup. Poinformujcie o swoich zamiarach tworzenia lokalnej grupy i nawiążcie kontakt. Na tych grupach znajdziecie wiele aktualnych informacji i przydatnej wiedzy.
    • Poszukajcie w lokalnych mediach, na Facebooku i w innych miejscach, gdzie mieszkańcy wymieniają się informacjami. Zapytajcie w instytucjach i organizacjach społecznych, czy nie słyszeli o podobnych inicjatywach w waszej okolicy. Skorzystajcie z funkcji wyszukiwania w mediach społecznościowych (np. wśród grup na Facebooku) i wyszukiwarce Google, aby sprawdzić, czy istnieją już jakieś lokalne grupy, które szyją maseczki. Pamiętajcie, aby wypróbować kilka różnych znaczników lokalizacji, takich jak: miasto, gmina czy powiat.
    • Jeżeli znajdziecie podobne inicjatywy, postarajcie się z nimi skontaktować i nawiązać współpracę. Porozmawiajcie, jakie rozwiązanie będzie najlepsze dla waszej społeczności. Może to być np. włączenie się przez was w istniejącą inicjatywę, podział pracy między kilka grup czy szycie dla różnego typu odbiorców. Pamiętajcie, że nie jesteście dla siebie konkurencją, bo razem działacie na rzecz dobra wspólnego. 

    Zastanówcie się nad posiadanymi zasobami

    • Przeprowadźcie “remanent” posiadanych na starcie zasobów. Zastanówcie się, ile osób jesteście w stanie zmobilizować od początku do działania i w jakich rolach oraz czy macie maszyny, wiedzę o szyciu, materiały, transport i miejsce do składowania maseczek. 
    • Przegląd zasobów pozwoli Wam określić, czego potrzebujecie do rozpoczęcia produkcji i dystrybucji maseczek oraz jakiego typu produkt (model maseczki) możecie faktycznie dostarczyć odbiorcom, biorąc pod uwagę umiejętności w waszej grupie, dostępne materiały i sprzęt. 

    Ustalcie, dla kogo będziecie szyć i jakie są potrzeby waszych odbiorców 

    • Jedną z najważniejszych decyzji, jaką musicie podjąć na początku waszej pracy, jest ustalenie, dla kogo będziecie szyć. Od tego zależy, który model maseczki będziecie produkować - inne potrzeby mają lekarze czy ratownicy, a inne np. strażacy, pracownicy domów pomocy społecznej czy po prostu mieszkańcy. 
    • Zacznijcie od wypisania podmiotów, które waszym zdaniem w okolicy mogą potrzebować maseczek.
      Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że są one szczególnie potrzebne m.in. dla:
      • szpitali i ośrodków medycznych,
      • służby pomocniczej w ochronie zdrowia,
      • ratownictwa medycznego, 
      • straży pożarnej,
      • domów pomocy społecznej,
      • klinik weterynaryjnych,
      • sklepów (dla sprzedawców/czyń),
      • pracowników/czek komunikacji zbiorowej,
      • hospicjów,
      • domów dziecka,
      • domów samotnej matki,
      • noclegowni.
    • Powyższa lista nie jest kompletna. Powinna być modyfikowana w zależności od konkretnej sytuacji w waszej społeczności. Możecie zdecydować się na szycie po prostu dla mieszkańców, a podjęta na wstępie decyzja może zostać zmieniona wraz ze zmieniającym się zapotrzebowaniem. W każdej sytuacji pamiętajcie, żeby jasno komunikować publicznie, co i dla kogo robicie, aby uniknąć niepotrzebnych nieporozumień. 
    • Gdy wynotujecie potencjalnych odbiorców, uzupełnijcie listę o dane kontaktowe (e-mail, telefon itd.) i zastanówcie się czy nie znacie kogoś, kto pracuje w tych podmiotach, współpracował z nimi wcześniej lub ma tam znajomości. Tego typu osoby mogą wam bardzo pomóc poprzez dostarczanie informacji lub przekierowanie do osób posiadających wiedzę o potrzebach organizacji/instytucji. 
    • Jeżeli nie macie osobistych kontaktów, sprawdźcie na stronie i Facebooku instytucji, czy nie ma tam informacji, jak się kontaktować w sprawie wsparcia. Jeśli nie, napiszcie e-mail lub zadzwońcie na kontakt podany na stronie internetowej.  
    • Przygotujcie się wcześniej do rozmowy. Waszym zadaniem jest zwięzłe przedstawienie inicjatywy i wyrażenie chęci wsparcia instytucji oraz pozyskanie konkretnych informacji:
      • imienia i nazwiska osoby kontaktowej, numer telefonu, adres e-mail i preferowany sposób kontaktu;
      • typu środków ochronnych, których potrzebują. Przede wszystkim chodzi o typ maseczki - z jakich materiałów powinna być wykonana i według jakiego wzoru. Warto również zapytać o inne środki ochrony osobistej takie jak: przyłbice, fartuchy, kombinezony, zestawy sprzątające itd. Nawet jeżeli nie będziecie ich produkować, to być może ktoś z was zna kogoś, komu można przekazać te informacje. Dotyczy to również potrzeb niezwiązanych ze sprzętem ochronnym, np. zapotrzebowanie na wsparcie dla pacjentów poprzez przygotowanie dla nich drobnych prezentów;
      • liczby potrzebnych masek i częstość ich dostaw;
      • procedury i preferencji dotyczących dostaw (gdzie i kiedy dostarczyć maseczki, jak powinny być zapakowane i opisane).
    • Stwórzcie jeden dokument z informacjami zebranymi od potencjalnych odbiorców. Ułatwi wam to kontakty i późniejsze dostawy, kiedy już zaczniecie szyć. Pamiętajcie, żeby chronić te dane i ograniczyć liczbę osób mających do nich dostęp w ramach procedury bezpieczeństwa informacji.
    • Po zebraniu informacji powinniście podjąć decyzję, dla kogo i jakiego typu maseczki będziecie szyć. Przy podejmowaniu decyzji weźcie pod uwagę zebrane potrzeby i dostępne zasoby (umiejętności szyjących, dostępność materiałów). Rozważając typ maseczki, możecie wziąć pod uwagę kwestię troski o środowisko naturalne - wielorazowe maseczki są bardziej ekologiczne. Najlepiej zdecydować się na jeden model (maksymalnie dwa), który będzie szyty przez waszą grupę - ułatwia to logistykę, standaryzuje produkcję (dzięki czemu jest ona szybsza) i daje pewność odbiorcom, że wiedzą, co dostaną, zamawiając u was kolejne partie maseczek. 

    Znajdźcie lokalnych sojuszników

    • Wasi potencjalni sojusznicy to nie tylko inne inicjatywy zajmujące się szyciem. Myślcie o nich szeroko - chodzi o wszelkiego typu instytucje, organizacje, firmy czy grupy nieformalne, od których moglibyście uzyskać pomoc w działaniach.
    • Zastanówcie się, co już macie, a czego będziecie potrzebowali i kto w okolicy może wam pomóc. Wsparciem na tym etapie może być np. dostarczenie materiałów, maszyn i funduszy, pomoc merytoryczna i techniczna podczas szycia, poinformowanie mieszkańców, transport czy zapewnienie przestrzeni do magazynowania gotowych maseczek. 
    • Szczególnie cennym sojusznikiem na początkowym etapie istnienia inicjatywy są wszelkiego typu firmy lub osoby zajmujące się krawiectwem - mają wiedzę, materiały i sprzęt, które bardzo się wam przydadzą. Mogą to być np. pracownie krawieckie, aktywni lub emerytowani krawcy i krawcowe, zakłady produkujące odzież, szkoły branżowe i technika odzieżowe, organizatorzy warsztatów z rękodzieła przy domach kultury itd. Spróbujcie znaleźć takie osoby i inicjatywy w najbliższej okolicy, skontaktujcie się z nimi i spróbujcie przekonać do udzielenia wam pomocy. 
    • Warto porozmawiać o współpracy i wsparciu waszej inicjatywy z sołtysami, urzędem gminy, urzędem powiatowym, kołami gospodyń wiejskich, lokalnymi organizacjami pozarządowymi, państwową i ochotniczą strażą pożarną, policją, szkołami, harcerzami, jednostkami wojskowymi, pracowniami artystycznymi, domem kultury, parafią czy lokalnymi mediami. Listę tę dopasujcie do istniejących warunków i waszych potrzeb. 
    • Podobnie jak w przypadku rozpoznania potrzeb waszych odbiorców - uruchomcie znajomości, wysondujcie, czy i w jakiej formie możecie otrzymać wsparcie, zbierzcie dane kontaktowe. Do potencjalnych sojuszników warto zwrócić się już na początku działania inicjatywy, ale też wrócić do nich po jakimś czasie, kiedy zyskacie już rozpoznawalność. 

    Pomyślcie, jak dotrzeć z informacją o inicjatywie do mieszkańców

    • Zastanówcie się, jak chcielibyście przedstawić swoją inicjatywę i jakiego typu argumenty mogą przekonać osoby z waszej społeczności do zaangażowania się. 
    • W pierwszej kolejności skorzystajcie z najbardziej popularnych i dostępnych kanałów informacji w waszej okolicy.
      W każdej gminie funkcjonują lokalne fora dyskusyjne, grupy mieszkańców na Facebooku czy lokalne media.
    • Poproście przedstawicieli samorządu, by udostępnili informację o waszej inicjatywie na prowadzonym przez siebie fanpage'u i stronie – oprócz dotarcia do kolejnych osób, wzmocni to także waszą wiarygodność w oczach mieszkańców.
    • Korzystajcie z różnych mediów i kanałów przekazywania informacji, dostosowując je do grupy, do której chcecie dotrzeć. Z osobami młodymi łatwiej jest skontaktować się za pośrednictwem mediów społecznościowych, a do osób starszych - plakatów czy miejscowej parafii. 
    • Pamiętajcie, żeby już na tym etapie jasno wskazać, w jaki sposób i z kim mają się kontaktować osoby lub instytucje, które chciałyby się włączyć w wasze działania. Załóżcie ogólny kontaktowy adres e-mail, który będzie się jasno kojarzył z waszą inicjatywą.
    • Tworząc nazwę grupy, pamiętajcie, że powinna pozwolić innym w waszej okolicy łatwo odnaleźć ją w internecie - to ułatwi przyłączanie się do grupy i wspieranie jej. Większość istniejących grup używa lokalizacji geograficznej z dopiskiem “szyje/szyją maseczki”, np. Leszno, Błonie i okolice szyją maseczki dla medyków.
    • Jeżeli chcecie połączyć w swojej grupie szyjących z kilku miejscowości, ważne jest podkreślanie udziału ich wszystkich - w nazwie inicjatywy i informacjach publikowanych na waszych stronach, tak żeby osoby ze wszystkich tych miejsc miały pewność, że są u was mile widziane.

    Nie lekceważcie “poczty pantoflowej”. W ten sposób macie szansę dotrzeć również do osób, które są poza zasięgiem używanych przez was mediów. Odezwijcie się do lokalnych liderów społecznych, autorytetów, sołtysów, radnych itp. Być może zechcą podzielić się z innymi informacją o tym, co robicie. Przekazana przez nich informacja dodatkowo uwiarygodni waszą inicjatywę w oczach mieszkańców.

  • 2. Ustalcie podział ról wewnątrz grupy

    By działać jak najskuteczniej, warto przemyśleć sposób organizacji waszej inicjatywy. Proponowany tu model nie jest uniwersalny. Uznajcie go za punkt wyjścia dla zadań, z którymi wasza grupa będzie musiała się zmierzyć. W większości inicjatyw ludzie łączą różne funkcje i wymieniają się nimi. W miarę rozwoju grupy może się okazać, że będziecie musieli poszukiwać kolejnych osób o specjalistycznych umiejętnościach, by sprostać kolejnym wyzwaniom.

    • Przy budowaniu zespołu zalecamy przypisanie do najważniejszych funkcji dwóch osób (z oddzielnych gospodarstw domowych), aby w przypadku choroby lub innych komplikacji wasza grupa funkcjonowała dalej. Przewidujemy, że w miarę jak ten kryzys będzie dotykał coraz więcej osób osobiście, indywidualne możliwości do podjęcia wolontariatu będą ograniczone. Warto pomyśleć o tym z wyprzedzeniem i uwzględnić w planowaniu działań.
    • Wasz zespół nie powinien spotykać się osobiście (chyba że osoby z grupy już mieszkają razem), a przy wymianie materiałów lub innych przedmiotów należy stosować bezkontaktową dostawę. Osoby w większym stopniu zagrożone (np. starsze , z chorobami przewlekłymi itp.) nie powinny być częścią sieci dostawczej.
    • Poniżej znajdziecie przykład funkcji w zespole, które pojawiają się w wielu istniejących grupach:
      • koordynator/ka lub grupa koordynatorów/ek,
      • osoby szyjące, krojące, przygotowujące materiały (największa grupa uczestników i uczestniczek),
      • osoby odpowiedzialne za logistykę i dostawy,
      • specjaliści/ki od obsługi technicznej maszyn i szycia,
      • osoby odpowiedzialne za zakupy materiałów,
      • osoby szukające sponsorów/darczyńców,
      • osoby kontaktujące się z odbiorcami,
      • administratorzy/ki strony, grup i profili na Facebooku,
      • koordynatorzy/ki promocji działań i relacji z mediami.

    Nie wszystkie z tych funkcji muszą być w waszej grupie wykonywane przez osobne osoby, można je łączyć lub dzielić się pracą.

  • 3. Koordynacja i zarządzanie grupą

    Osoby koordynujące odpowiadają za kwestie organizacyjne i przekazywanie grupie sprawdzonych informacji

    • Koordynatorzy nie muszą umieć szyć - co więcej, najprawdopodobniej wcale nie będą mieć na to czasu.
    • To na głowie osób koordynujących będzie najwięcej i będą musiały widzieć całość działań waszej grupy. Ich zadaniami będzie:
      • zarządzanie wolontariuszami, motywowanie ich,
      • poszukiwanie i nawiązywanie kontaktów z innymi grupami oraz osobami robiącymi podobne rzeczy do was,
      • podejmowanie najważniejszych decyzji, np. dla kogo i co produkujecie, 
      • reagowanie na bieżące potrzeby w grupie - dbanie o zaopatrzenie, transport, rozwiązywanie problemów technicznych czy organizowanie pracy wolontariuszy,
      • porządkowanie zgłoszeń nowych wolontariuszy,
      • zbieranie informacji od zgłaszających zapotrzebowanie na waszą produkcję.
    • Zadaniem koordynatorów jest dostarczanie jasnych wytycznych postępowania w różnych sytuacjach związanych z szyciem maseczek. Może to również oznaczać filtrowanie wartościowych informacji dla grupy z szumu informacyjnego, aby pozostali członkowie grupy mogli pracować efektywniej i nie rozpraszać swojej uwagi. Te informacje mogą dotyczyć np. oficjalnych wytycznych dotyczących maseczek, usprawnienia produkcji itp. 

    Koordynacja grupy - praca dla kilku osób

    • Jedna osoba nie powinna brać na siebie całej pracy samodzielnie, bo może szybko stracić motywację i energię do działania. Starajcie się stworzyć małą, pozostającą w ciągłym kontakcie grupę koordynująca całość prac - w tym gronie pracujcie i podejmujcie decyzje.
    • Jeśli działacie na dość rozległym terenie, np. w kilku miejscowościach, możecie rozważyć wyznaczenie koordynatorów lokalnych dla każdej miejscowości.
    • W trakcie waszej działalności mogą się pojawić nieprzewidziane sytuacje, w których będziecie musieli podjąć decyzję w ramach grupy osób najbardziej zaangażowanych w koordynację. Warto mieć zaplanowane, jak będziecie się komunikować w takich nagłych sprawach i jak będziecie podejmować decyzje.
  • 4. Narzędzia do zarządzania i komunikacji w grupie

    Jak komunikować się w ramach grupy?

    • W zależności od wielkości waszej grupy możecie kontaktować się z jej członkiniami i członkami za pomocą mediów społecznościowych (np. grupy na Facebooku), ale powinniście używać również innych kanałów komunikacji, jak dedykowany e-mail, strona czy telefon. Musicie pamiętać, że nie wszystkie osoby potencjalnie zainteresowane udziałem w inicjatywie muszą korzystać z mediów społecznościowych, a nawet internetu. Szczególnie dotyczy to osób starszych. Musicie zatem przygotować się na korzystanie z różnych form kontaktu i przekazywania informacji.
    • Poniższe propozycje narzędzi do komunikacji musicie dopasować do tego, kto należy do waszej grupy i jak te osoby chcą i potrafią się z wami komunikować.

    Grupa na Facebooku

    • Założenie strony lub grupy na Facebooku może znacząco ułatwić jednoczesną komunikację z całym gronem uczestników waszej inicjatywy. Dodatkowo na Facebooku należące do grupy osoby będą otrzymywać powiadomienia o nowych treściach. Będą też mogły samodzielnie zakładać wątki i tematy, np. żeby o coś zapytać albo podzielić się motywującym sukcesem. To niezmiernie ważne, bo w miarę działania będą pojawiały się nowe problemy i wyzwania.
    • Jak najszybciej postarajcie się przygotować dokument FAQ (najczęściej zadawane pytania) i przypnijcie go na górze strony lub grupy. Przyspieszy to odnajdywanie odpowiedzi na typowe problemy, a wy nie będziecie musieli tracić czasu na udzielanie odpowiedzi każdemu z osobna. Warto stworzyć grupę moderatorów, aby sprawnie reagować na bieżące pytania i posty na grupie lub w komentarzach na stronie. 
    • Przykład sekcji z najczęściej zadawanymi pytaniami:  

     

    Warszawa szyje maski dla medyków

    Bydgoszcz szyje maski dla medyków

     
    • Na istniejących już grupach najczęściej zadawane pytania i zgłaszane problemy w komentarzach i postach na grupach to:
      • jak przyłączyć się do akcji (potrafię/nie potrafię szyć i chcę pomóc - co mogę zrobić?),
      • problemy techniczne z maszyną - jak czyścić maszynę, gdzie naprawić, 
      • brak maszyny/oddam maszynę, 
      • wymiana informacji o dostępie do materiału: mam materiał i chcę oddać/nie mam materiału, a chcę szyć,
      • wsparcie techniczne w szyciu, pomysły na usprawnienie szycia,
      • dezynfekcja materiału i maseczek,
      • BHP podczas produkcji i przekazywania sobie materiałów,
      • logistyka - odbiór, przewóz, inna kwestia transportowa, jak pakować i przekazywać maseczki, w co pakować, po ile sztuk,
      • fundusze na akcję (chcę przekazać informację o zbieranych funduszach - gdzie jest informacja, link, numer konta, na który można wpłacić pieniądze)
      • zgłaszane obawy, że ktoś sprzedaje produkowane maseczki,
      • jak zaangażować domowników do produkcji i pomocy,
      • jak szyć inne środki ochrony osobistej, np. czepki, kombinezony, fartuchy.
    • Ważne jest moderowanie dyskusji na grupie lub w komentarzach na stronie. Istotnym zadaniem administratorów jest utrzymanie zaangażowania członków waszej grupy i motywowanie ich do dalszej pracy np. przez umieszczanie postów pokazujących wasze sukcesy i chwalących członków grupy.
    • Pamiętajcie, nie wszyscy mają dobre intencje, na waszych grupach mogą się np. pojawić osoby, które podszywając się pod lekarzy, chcą zdobyć maseczki, osoby spamujące, chcące wykorzystywać wasz wysiłek w sposób komercyjny. Wszystkie te działania mogą spowodować spadek zaufania do waszej grupy i ograniczoną chęć współpracy z wami. Osoby moderujące powinny dbać o zachowanie wzajemnego szacunku i dobrą atmosferę w grupie oraz reagować na próby nadużyć. Najczęstsze problemy, z którymi stykają się administratorzy na istniejących grupach:
      • pojawiają się głosy podważające sensowność inicjatywy (“te maseczki nie nadają się dla medyków!”). Przykładowe rozwiązanie: uzyskać potwierdzenie od lekarza/odbiorców maseczek w służbie zdrowia pismo informujące, że maseczki są potrzebne i że medycy/odbiorcy z nich korzystają;
      • członkowie grupy bez konsultacji z koordynatorami zgłaszają się do instytucji w okolicy i nawołują do szycia maseczek dla nich, które samodzielnie chcą przekazywać. Przykładowe rozwiązanie: prośba o przekierowanie instytucji i komunikacji z nią do odpowiedzialnych za to osób w ramach grupy;
      • do grup dołączają osoby, które chcą się reklamować i sprzedawać swoje produkty. Przykładowe rozwiązania: ścisła moderacja grupy, proponowanie możliwości umieszczenia linku do sklepu w zamian za znaczącą zniżkę dla członków grupy (jeżeli chodzi o sprzedaż artykułów krawieckich)
      • Więcej o założeniu grupy na facebook: >> link

    Telefon

    • Oczywistym narzędziem kontaktu i koordynacji waszych działań jest telefon. Powinien on służyć zarówno do kontaktu z wami w przypadku pilnych spraw, jak i do np. dogadywania szczegółów odbioru zamówień. Jest on szczególnie istotnym narzędziem w przypadku gdy do waszej inicjatywy zgłosiły się osoby nie korzystające z Facebooka.
    • Od początku warto podawać numer kontaktowy do koordynatora/ki oraz, ewentualnie, do osób świadczących wsparcie techniczne innym członkom inicjatywy. Ważne jest również zbieranie kontaktu telefonicznego od osób włączających się do działania. Nawet jeżeli korzystają one z mediów społecznościowych, czasem wygodniejszy i szybszy jest kontakt telefoniczny (np. gdy chcemy zorganizować trasę odbioru gotowych maseczek).   

    Konwersacje na messengerze i innych komunikatorach

    • Mogą służyć do ustalania na bieżąco spraw w mniejszych podgrupach tematycznych, np. w podgrupie odpowiadającej za transport lub w ścisłym gronie koordynującym grupę.
    • Najpopularniejszym rozwiązaniem jest tu Messenger, ale możecie skorzystać z innych narzędzi do rozmowy, takich jak Slack lub Google Hangouts
    • Konwersacje tekstowe są jednym z lepszych sposobów, żeby pozostawać w ciągłym kontakcie i reagować na bieżąco.

    Strona na Facebooku

    • Strona na Facebooku w mniejszym stopniu służy do kontaktów z członkami grupy, a bardziej do informowania innych o waszych działaniach - to wizytówka inicjatywy. Informujcie na niej na bieżąco i w angażujący sposób o tym, co robicie. 
    • Podajcie na niej wasze dane kontaktowe dla osób, które chcą zgłosić zapotrzebowanie na maseczki albo do was dołączyć, wesprzeć finansowo lub rzeczowo.
    • Tu powinny pojawiać się wszystkie podziękowania, które dostajecie od odbiorców maseczek i zdjęcia osób, które z nich korzystają - ich publikowanie jest bardzo ważne, żeby podtrzymać motywację osób szyjących maseczki.
  • 5. Jak zorganizować szycie

    Każdy może się włączyć

    • Szyjący nie muszą mieć wielkiego doświadczenia - w wielu grupach w Polsce są również osoby, które dopiero zaczynają szyć i uczą się w trakcie.
    • Możecie zaplanować także pracę dla osób, które będą przygotowywać materiały do szycia (ciąć materiał, przygotowywać troczki itp.) - żeby wspomóc szyjących i pozwolić na włączenie się tym, którzy nie szyją.

    Wybierzcie najlepszy dla was sposób organizacji szycia

    • Wybierzcie sposób produkcji, który najlepiej się sprawdzi w waszej sytuacji. Dostosujcie model produkcji do umiejętności osób, które się do was zgłaszają, i wyraźnie informujcie, jakie umiejętności są potrzebne, żeby się włączyć:
    • produkcja indywidualna - każdy uczestnik samodzielnie przygotowuje maskę od początku do końca, włączając w to pranie i prasowanie materiału, cięcie materiału, przygotowywanie troczków lub gumek, szycie, pakowanie. Przydatny jest tu jeden punkt zbiorczy rozdzielający materiały. Zalety: bezpieczeństwo i maksymalne ograniczenie kontaktów, nie wymaga skomplikowanego planowania przewozu materiałów i półproduktów. Wady: pozwala na włączenie się w grupę tylko osobom mającym maszyny i potrafiącym szyć; stosunkowo powolna produkcja masek;
    • produkcja rozłożona na etapy realizowane przez różne osoby - inne osoby piorą i prasują materiał przed szyciem, inne tną go na kawałki odpowiedniej wielkości, inne przygotowywują pozostałe komponenty niezbędne do wyprodukowania maski (troczki, druciki, filtry). Mogą też być osoby słabiej szyjące, które będą tylko szyć troczki i obrębiać wstępnie pocięty materiał. Po dostarczeniu półproduktów do osoby szyjącej są one przerabiane w ostateczny produkt. W tym przypadku bardzo potrzebny jest punkt zbiorczy gromadzący i rozdzielający materiały i półprodukty. Zalety: przyspieszenie szycia, pozwala włączyć więcej osób do grupy - także takich, które nie umieją szyć (przydatne w miejscach, gdzie stosunkowo mało jest osób szyjących i posiadających maszyny, ale też kiedy chcemy włączyć jak najszersze grono w pomaganie). Wady: bardziej skomplikowana organizacja dowozu i odbioru materiałów i półproduktów; 
    • produkcja w jednym miejscu, posiadającym cały park maszynowy (przy zachowaniu odpowiednich zasad bezpieczeństwa i utrzymania dystansu) - mogą być to pracownie krawieckie, krawieckie sale warsztatowe, szkolne pracownie szycia itp. Zalety: bardzo szybka produkcja maseczek, maksymalne uproszczenie logistyki. Wady: najmniej bezpieczna metoda z punktu widzenia utrzymywania dystansu osobistego, wymaga przemieszczania się od osób szyjących oraz wdrożenia bardziej rygorystycznych zasad bezpieczeństwa.
    • Każdy z tych sposobów wymaga odpowiedniej organizacji i logistyki i powinien być wybrany po przeanalizowaniu możliwości i zasobów w waszej grupie.

    Jakie materiały są potrzebne do szycia?

    • To, jakie dokładnie materiały będą wam potrzebne, zależy od tego, na jaki model maseczek się zdecydujecie. Tutaj skupimy się na materiałach potrzebnych do szycia najpopularniejszego modelu - dwuwarstwowych, wielorazowych z kieszonką na filtr. Do szycia takich maseczek potrzebne będą:
    • tkanina, która wytrzyma wielokrotne pranie w temperaturze min. 60 st. C i prasowanie. Maseczki można szyć z materiałów:
      • bawełnianych,
      • bawełnianych z domieszką elastanu,
      • bawełnianych z lnem,
      • lnianych,
      • 100 proc. poliestrowych,
      • wiskozowych z domieszką poliestru,
      • poliamidowych z poliestrem,
      • flizeliny medycznej,
      • nici bawełniane,
      • lamówka/sznurek bawełniany na troczki lub gumki (pamiętaj, że gumki znoszą pranie gorzej niż troczki),
      • druciki umożliwiające dopasowanie górnej części maseczki (ważne szczególnie przy szyciu dla personelu medycznego),
    • dodatkowo na pewno przydadzą wam się:
      • osprzęt do szycia: maszyny, igły do maszyn (grubsze, np. do jeansu - potrzebne przy wielokrotnych zakładkach), dobre nożyce,
      • żelazko
      • materiały higieniczne stosowane przy szyciu: rękawice, płyn do odkażania rąk.
    • Więcej szczegółów znajdziecie w instrukcjach dostępnych na popularnych grupach szyjących maseczki.
      Upewnijcie się, że to, co produkujecie, odpowiada na potrzeby odbiorców.
    • Możecie zdecydować, że będziecie dostarczać osobom szyjącym wszystkie potrzebne do produkcji materiały, tylko część z nich, albo że członkowie grupy będą zaopatrywać się we własnym zakresie. 
    • Jeżeli będziecie zaopatrywać członków grupy w materiały, możecie stworzyć dokument, w którym będziecie wpisywać, ile materiałów dostały poszczególne osoby i ile maseczek z niego uszyły. Pozwoli to utrzymać kontrolę nad procesem produkcji i dystrybucji.

    Dajcie szyjącym szczegółowe instrukcje, z czego i jak szyć

    • Kiedy zdecydujecie, jaki model maseczki chcecie szyć, poinformujcie o tym wyborze wszystkich szyjących i dostarczcie im instrukcje, jak szyć właśnie ten model maseczki.
    • To ważne, żeby osoby w waszej grupie korzystały z tych samych, potwierdzonych instrukcji - w sieci jest wiele instrukcji szycia, część z nich stworzona przez osoby bez przeszkolenia medycznego lub krawieckiego. Korzystanie z zatwierdzonej instrukcji zapewni, że wszyscy będą szyć maski, które zostały zatwierdzone przez lekarzy.
    • Instrukcja powinna zawierać szczegółowy wykrój maseczki i wymagania dotyczące materiałów, z jakich macie korzystać. 
    • Instrukcje powinny znaleźć się na stronie i/lub w przypiętym poście na grupie, a także w pakiecie startowym dla szyjących.
    • Warto, żeby instrukcja zawierała też podstawowe informacje o konserwacji maszyny, np. o konieczności jej regularnego czyszczenia w trakcie pracy.
    • Wiele grup szyjących przygotowało instruktaże w formie filmików wideo - żeby przygotować taki film, wystarczy telefon. Możecie też skorzystać z już gotowych i dostępnych w sieci instrukcji szycia.
    • Przykładowych sprawdzonych instrukcji mogą dostarczyć np. istniejące grupy osób szyjących.
      Przykłady znajdziecie tu: 

     

    >> link

    >> link

    >> link

     
    • Możecie wykorzystać instrukcje stworzone przez inne grupy. Zapytajcie ich o to, na pewno zgodzą się, żebyście zamieścili je na swojej stronie.

    Pomyślcie o zestawie startowym dla szyjących

    • Warto rozważyć dostarczanie  przyłączającym się do was osobom pakietów startowych zawierających podstawowe wskazówki i ewentualnie materiały na start. To od was zależy, co się w nich znajdzie - planując to, weźcie pod uwagę zasoby i umiejętności osób dołączających do waszej inicjatywy.
    • W pakiecie startowym warto przekazać:
      • kontakty do wszystkich kluczowych osób w grupie (koordynatora/ki, osób odpowiadających za logistykę, pomoc techniczną, porady dotyczące szycia),
      • zasady działania w waszej grupie (kto jest za co odpowiedzialny),
      • informacje związane z szyciem: 
    • z jakich materiałów szyjecie,
    • jak szyć maseczki (w tym np. linki do filmików instruktażowych),
    • zasady BHP dla osób szyjących,
    • jak pakować maseczki i je opisywać,
    • zasady bezkontaktowego przekazywania przesyłek,
      • maseczki na wzór,
      • opcjonalnie: materiał do szycia, igły, gumki/ materiał na troczki.

    Pozyskajcie materiały i sprzęt

    • Pozyskanie materiałów odpowiedniej jakości, o odpowiednich parametrach i w dobrej cenie może być wyzwaniem. Ceny na rynku obecnie bardzo się różnią i poszukiwania najlepszej oferty mogą zająć sporo czasu. Szukajcie informacji w internecie i na innych grupach szyjących.
    • Warto, by zajmująca się tym osoba, była biegła w wykorzystaniu internetu i zakupach internetowych.
    • Możecie poszukać lokalnie działającej firmy/hurtowni i nawiązać stałą współpracę. To może odciążyć was w poszukiwaniu i zamawianiu materiałów, a wspomożecie jednocześnie lokalne przedsiębiorstwo.
    • Jeżeli wasze finanse na to pozwolą, możecie zrobić większe zakupy za jednym razem (np. na dwa tygodnie/cały miesiąc) - częste uzupełnianie zapasów zajmuje dużo czasu. Ile materiału potrzeba na określoną liczbę masek, możecie ustalić, pytając szyjące i szyjących, z jakiej ilości materiału, nici oraz gumki lub lamówki szyją określoną liczbę maseczek  (np. 20).
    • Jeżeli zbieracie fundusze na akcję przez jakiś sformalizowany podmiot, np. stowarzyszenie, koło gospodyń wiejskich itp., koniecznie pamiętajcie o fakturach lub rachunkach za kupowane materiały lub sprzęt.

    Poszukajcie sponsorów i darczyńców

    • Nie bójcie prosić się o wsparcie finansowe, materiałowe lub pomoc w prowadzeniu działań. Zaangażowanie w szycie maseczek budzi pozytywne reakcje - większości grup udaje się uzyskać potrzebną pomoc.
    • Darowizny mogą mieć charakter rzeczowy (np. bezpłatne korzystanie z pustego magazynu, darowizny materiałów, darmowa usługa, podarowanie maszyn), a także pieniężny. Formą darowizny może być też zniżka przy zakupach - zawsze warto o nią zapytać.
    • Darowizny możecie uzyskać od osób prywatnych, urzędu miasta lub gminy, lokalnych firm, hurtowni krawieckich, sklepów budowlanych, firm kurierskich itp.
    • Istnieje kilka sposobów uzyskania wsparcia finansowego lub rzeczowego, z których możecie skorzystać: 
    • zbiórki na subkonto dla istniejącej organizacji mającej osobowość prawną,
    • zbiórki w internecie na portalach takich jak zrzutka.pl, polakpotrafi itp.,
    • wkład własny osób z grupy,
    • darowizny od osób fizycznych lub prawnych (firmy, spółki itp.) - mogą to być wpłaty finansowe lub dary rzeczowe,
    • sprzedaż maseczek dla mieszkańców jako cegiełka na zakup materiałów do szycia dla medyków,
    • prośba o dofinansowanie w ramach ścieżek i procedur stworzonych przez wasz urząd gminy lub powiatu (sprawdźcie ich zasady na stronie internetowej i/lub bezpośrednio skontaktujcie się z urzędem).
    • Jeżeli nie reprezentujecie podmiotu z osobowością prawną, to najlepszym rozwiązaniem jest otrzymywanie wsparcia w postaci materiałów lub darów rzeczowych. Prywatna zbiórka pieniężna wymaga zawsze legalizacji.
    • O zbiórce pieniędzy lub materiałów warto poinformować na waszej stronie na Facebooku. Można też poprosić o rozpowszechnienie tej informacji w lokalnych mediach i przez osoby, które mają rozbudowane sieci kontaktów w waszej okolicy, oraz autorytety w społeczności (tutaj możecie wykorzystać sojuszników znalezionych na początku waszej pracy).
    • Praktycznym rozwiązaniem ułatwiającym zbieranie zgłoszeń od potencjalnych darczyńców jest założenie dedykowanego adresu e-mail. Warto umieścić go w widocznym miejscu na stronie i grupie wraz z telefonem kontaktowym do osoby, która w waszej inicjatywie odpowiada za kontakt z darczyńcami i skoordynowanie odbioru darów.  
    • Weźcie pod uwagę, że darczyńcy mogą wyrazić oczekiwania dotyczące tego, jak będą wykorzystane ich pieniądze lub przekazane materiały. Mogą chcieć, żeby powstały z nich maseczki wyłącznie dla medyków albo żeby trafiły do odbiorców wyłącznie z waszej miejscowości. Nie musicie się zgadzać na takie prośby darczyńców, ale musicie wtedy rozważyć, czy przyjmować darowiznę. Jeżeli macie ważny powód, żeby nie zgadzać się z propozycją darczyńców, spróbujcie przekonać ich do swoich racji. 
    • Pamiętajcie - maseczek uszytych dzięki darom nie należy sprzedawać. Chyba, że darczyńcy są o tym poinformowani i się na to zgadzają. Mogą zgłaszać się do was osoby, które będą chciały kupować maseczki - najlepiej już na początku zdecydować, co będziecie robić w takich sytuacjach. Większość istniejących grup nie zgadza się na sprzedaż swojej produkcji.
    • Dbajcie o jawność waszych działań - informujcie publicznie członków grupy i lokalną społeczność, ile zebraliście pieniędzy i na co zostały wydane, ile uszyliście masek i dokąd trafiły. Ważne jest budowanie zaufania do waszej grupy i wiarygodności. Pomoże wam to otrzymać kolejne środki od osób prywatnych i instytucji. 
    • Do pilnowania tego, ile pieniędzy otrzymaliście oraz ile i na co wydaliście, dobrze nadaje się arkusz kalkulacyjny Excel albo tabela on-line (np. Arkusze Google).
    • Nie zapomnijcie o podziękowaniach dla darczyńców - zarówno wyrażanych w kontakcie bezpośrednim, jak i publicznie, np. w formie podziękowań na stronie lub grupie na Facebooku (chyba że darczyńca woli pozostać anonimowy).

    Ustalcie zasady bezpieczeństwa i higieny w produkcji masek

    • Wasze produkty nigdy nie będą spełniały norm niezbędnych do otrzymania certyfikatów dla środków ochrony indywidualnej stosowanych w ochronie zdrowia. Powinniście jednak zadbać o bezpieczeństwo i higienę produkcji w waszej inicjatywie, aby nie dopuścić do skażenia wytwarzanych masek. 
    • Konkretne zasady BHP powinniście wypracować sami w zależności od przyjętego modelu produkcji oraz możliwości uczestników inicjatywy. Poniżej zebraliśmy kilka zasad podpatrzonych w podobnych inicjatywach, które warto rozważyć w tworzonej przez was instrukcji:
    • nie szyj masek, jeśli masz jakiekolwiek objawy choroby lub miałeś/aś kontakt z kimś, kto może być zarażony koronawirusem,
    • pierwsza maska, którą uszyjesz, powinna być dla Ciebie - noś maskę podczas szycia masek dla innych,
    • dezynfekuj wszystkie powierzchnie robocze przed rozpoczęciem pracy i od czasu do czasu podczas pracy,
    • nie przymierzaj ani nie noś masek, które przekazujesz dalej.
    • Ustalcie z odbiorcami, czy mają możliwość wyprania lub wyprasowania maseczek po odbiorze w celu ich zdezynfekowania. Jeśli nie, możecie poprosić szyjących, żeby wyprasowali maseczki przed spakowaniem.
    • Wiedza na temat podstawowych zasad BHP powinna zostać przekazana wszystkim uczestnikom inicjatywy -
      w szczególności osobom szyjącym. Powinna znaleźć się w informacjach, które otrzymuje osoba dołączająca do inicjatywy, np. w ramach pakietu startowego. Ponadto, dobrze jest umieścić te informacje w miejscu, do którego wszyscy mają łatwy dostęp, np. w przypiętym poście na stronie lub grupie.

    Zapewnijcie pomoc techniczną i ekspercką szyjącym

    • Wiele osób, które dołączą do waszej inicjatywy, może nie mieć wprawy w szyciu ani wiedzy na temat naprawy maszyn. Dlatego organizując produkcję, pomyślcie o wsparciu technicznym i eksperckim.
    • Warto starać uporządkować informacje techniczne w jednym miejscu - ułatwi to poszukiwanie informacji innym i przyspieszy rozwiązywanie problemów. Może być to proste zestawienie w formie pytań i odpowiedzi (FAQ). 
    • Nie wszystko da się przewidzieć - przy niektórych awariach może być potrzebna pomoc osobista. Zastanówcie się, kto może wam pomóc w razie kłopotów technicznych z maszynami lub urządzeniami do produkcji. Być może istnieje w okolicy zakład usługowy, producent lub pan/i złota rączka, którzy mogliby pomóc w naprawie i regulacji. Skontaktujcie się z nimi i poproście o wsparcie. 
    • Podobnie jak w przypadku maszyn, dobrze jest pozyskać specjalistów od szycia. Mogą to być profesjonalni krawcy/owe lub po prostu osoby z większym doświadczeniem, które będą służyć pomocą w przypadku problemów związanych z szyciem (tłumaczenie wykrojów, pętelkowanie nitek, problemy z napięciem nici, odpowiednie ustawienie maszyny). 
    • Pomoc ekspertów/tek może być udzielana telefonicznie lub na grupie na Facebooku w formie postów z poradami, komentarzy do postów z problemami lub prywatnych konwersacji na komunikatorach. Można prosić o oznaczanie postów z problemami hasztagiem, np. #problem - w ten sposób grupowi eksperci/tki łatwo znajdą zgłoszenia. Pomocą dla eksperta/tki chcącego zdiagnozować problem może być filmik nagrany przez osobę zgłaszającą usterkę lub problem z maszyną.
    • W przypadku trudniejszych awarii maszyn można zorganizować dostarczenie ich specjaliście za pomocą stworzonej przez was sieci transportu i dystrybucji maseczek. Pamiętajcie o zachowaniu zasad bezpieczeństwa!  
    • Warto na starcie (np. w ramach pakietu startowego) podać szyjącym bezpośrednie namiary do osób świadczących pomoc techniczną i ekspercką (np. telefon).

    Kontrolujcie jakość wytwarzanych maseczek

    • Upewnijcie się, że wszyscy w waszej grupie wiedzą, jaki wzór mają szyć i jakich materiałów powinni używać. 
    • Zbierajcie informacje od użytkowników maseczek, jak im się je nosi i co należy poprawić. Dzięki temu będziecie wiedzieć, jak poprawić model i na co zwrócić uwagę przy kontroli jakości. 
    • Starajcie się sprawdzić jakość pierwszej partii wyprodukowanych maseczek od każdej osoby szyjącej. 
    • Upewnijcie się, że maski są dobrze wykonane, porównując gotowe egzemplarze z wzorem oraz zbierając uwagi użytkowników. Na przykład, jeśli używacie drucików do dopasowywania górnej części maseczki, upewnijcie się, że są dobrze zaszyte i nie będą drapać użytkowników. Upewnijcie się też, że wszystkie troczki są bezpiecznie przymocowane i że wszystkie luźne nici są odcięte.
    • Maseczki, które nie są idealnie uszyte, też mogą się przydać - np. w miejscach, gdzie użytkownicy nie będą ich nosić przez długi czas, a tylko przez chwilę, jak w stacji krwiodawstwa czy przychodni.
    • W przypadku wykrycia poważnych wad przekażcie szyjącym informację o nich - pamiętajcie, by zrobić to delikatnie i z wyczuciem!

    Zorganizujcie system odbioru i dystrybucji maseczek

    • Organizacja sprawnego i bezpiecznego systemu dostaw materiałów, odbioru maseczek od szyjących i przekazywania ich odbiorcom jest kluczowa dla powodzenia inicjatywy. Dlatego warto poświęcić jej szczególną uwagę. W ramach inicjatywy powinniście wyznaczyć osobę zajmującą się koordynacją logistyki transportu. Osobą tą może być koordynator/ka całej grupy. Będzie on/a odpowiedzialny/a za kontakt i organizację odbioru i dostaw.
    • Warto zaznaczyć w instrukcji dla szyjących, jaki jest preferowany sposób kontaktu z koordynatorem transportu, oraz podać w widocznym miejscu na stronie/grupie dane kontaktowe. To szczególnie ważne w przypadku, gdy waszym głównym kanałem informacji w inicjatywie jest Facebook. Zdarza się, że szyjący umieszczają informacje o odbiorze w osobnych postach, co bardzo utrudnia organizację transportu.  Informacje o odbiorze powinny spływać w jedno, konkretne miejsce - może to być dedykowany do tego adres e-mail, wątek na grupie lub telefon koordynatora. 
    • Do transportu materiałów i maseczek według planu przygotowanego przez koordynatora/kę potrzebni będą kierowcy lub kurierzy. Poszukajcie w najbliższym otoczeniu osób, które i tak jeżdżą samochodem (taksówka, dostawa jedzenia bądź pizzy) - być może będą mogły wam pomóc i odciążyć w działaniach. Pomocą może tu służyć także straż pożarna, policja lub lokalna jednostka wojskowa - poproście ich o wsparcie.
    • Odbiór maseczek i materiałów może zostać zorganizowany w następujący sposób:
    • osoby szyjące oraz darczyńcy kontaktują się bezpośrednio z osobą koordynującą transport. Powinni przekazać jej informację o liczbie gotowych maseczek i zapotrzebowaniu na materiały lub typie materiałów do przekazania oraz preferowany czas przekazania i adres (jeśli ich danych nie ma w bazie);
    • osoba odpowiedzialna za transport zbiera informacje od członków grupy, planuje wysyłkę materiałów i odbiory;
    • następnie przekazuje informację o odbiorach i dostawach osobie obsługującej magazyn i kierowcom, którzy realizują zlecenia. Dobrze jest zorganizować transport w taki sposób, aby trasa kierowcy obejmowała kilka punktów odbioru/dostawy;  
    • aby zmniejszyć obciążenie koordynatora i kierowców/kurierów, można wyznaczyć np. konkretne dni tygodnia, w które będą prowadzone odbiory maseczek oraz dostawy materiałów.
    • W dystrybucji materiałów i maseczek szczególnie ważna jest kwestia bezpieczeństwa. Wszystkie przekazania powinny odbywać się bezkontaktowo, czyli osoba przekazująca maseczki lub materiały powinna zostawić je w miejscu, skąd zostaną odebrane bez potrzeby bezpośredniego kontaktu (np. przed drzwiami).  Zasady przekazywania maseczek do instytucji/organizacji powinny być ustalone wspólnie z ich przedstawicielami/kami.
    • Wygodnym rozwiązaniem jest uruchomienie jednego magazynu dostępnego dla wszystkich w dogodnych godzinach. Może być to jakiś punkt usługowy, przestrzeń magazynowa czy instytucja czynna w godzinach popołudniowych i wieczornych. Jeżeli nie macie takiego miejsca w pobliżu, zwróćcie się do osób z grupy - może ktoś dysponuje wolnym pokojem lub garażem. W przypadku zorganizowania magazynu w pomieszczeniu należącym do osoby prywatnej koniecznie ustalcie zasady użytkowania, w tym godziny, w jakich możliwe jest pobieranie lub magazynowanie materiałów.  

    Pakowanie maseczek

    • Wyprodukowane maseczki powinny być podzielone na mniejsze opakowania (np. po 10/20/50 sztuk).
      Ułatwi to ich magazynowanie i dalszą dystrybucję.
    • Do pakowania maseczek najlepiej użyć: 
      • woreczków strunowych, 
      • foli stretch,
      • małych woreczków plastikowych.
    • Do każdej paczki przygotowanej do odbioru przez osobę szyjącą powinny zostać dołączone następujące informacje:
      • ile sztuk jest w opakowaniu,
      • jakiego typu są to maseczki, tzn. z jakiego materiału zostały zrobione, ile posiadają warstw, czy mają filtr, czy są jedno czy wielorazowe,
    • Aby usprawnić opisywanie paczek, pomyślcie nad wprowadzeniem uproszczonego  systemu opisu, np. 10x - liczba masek w paczce; 1/2/W - liczba warstw; T - troczki,  G - gumki; K - kieszeń na filtr; KF - kieszeń z umieszczonym filtrem. Używając zaproponowanej metody oznaczenia, paczka opisana “10x2WTKF” będzie zawierać  dziesięć dwuwarstwowych masek z troczkami i filtrem umieszczonym w kieszonce. Taka informacja umieszczana jest na zewnątrz paczki, aby nie trzeba było jej otwierać. 
    • Informacje o tym, po ile sztuk pakować maseczki i jak je opisywać, powinniście dostarczyć szyjącym na początku współpracy.
    • Możecie dostarczać szyjącym materiały do pakowania - jeżeli będą szyć dużo, może ich im zabraknąć.
    • Po odbiorze od szyjących mniejsze pakiety maseczek powinny być pakowane w większe torby lub kartony opisane w ten sam sposób
  • 6. Kontakty z odbiorcami

    Wyznaczcie osoby do kontaktu z instytucjami odbierającymi maseczki

    • Potrzebujecie osoby lub osób, które będą służyć jako kontakt między waszą grupą a odbiorcami maseczek. Może to być koordynator całej grupy, ale w dużych grupach często są specjalnie oddelegowane do tego osoby. To ważne, żeby zajmowała się tym niewielka grupa osób, żeby nie zalewać odbiorców falą telefonów lub e-maili na podobne tematy, ale też żeby uprościć zbieranie informacji od odbiorców. Dzięki wyznaczeniu konkretnej osoby do kontaktu odbiorcy będą też wiedzieli, do kogo się zgłaszać z pytaniami czy kolejnymi prośbami.
    • Osoba odpowiedzialna za kontakty z odbiorcami będzie mieć dużo pracy szczególnie na początku waszej działalności, kiedy będziecie się zajmować poszukiwaniem osób i instytucji zainteresowanych waszą pomocą. Gdy będziecie już rozpoznawalni, osoby i instytucje z okolicy mogą same zacząć się do was zwracać z prośbą o pomoc.

    Zaplanujcie kontakty z odbiorcami i zbieranie zamówień

    • Dobrze mieć osobną skrzynkę e-mailową na zgłoszenia od chętnych na wasze maseczki i do kontaktów ze stałymi odbiorcami waszej produkcji. Adres e-mail i/lub kontakt telefoniczny, pod którym można zgłaszać zapotrzebowanie na maseczki, powinien być zamieszczony w każdym miejscu, gdzie będziecie publikować informacje o swojej działalności (m.in. na stronie lub grupie na Facebooku, na stronie internetowej, w kontaktach z mediami).
    • W porządkowaniu informacji o tym, kto potrzebuje ile maseczek, może pomóc stworzenie formularza (do wypełnienia, zeskanowania i przesłania do was elektronicznie) lub formularza on-line (np. Google Forms). Formularz powinien zawierać nazwę i adres instytucji, dane i telefon osoby kontaktowej, informację, ile maseczek jest tam potrzebne i jaka jest preferowana forma i czas odbioru dostaw. W formularzu może być powtórzona informacja, jakiego typu maseczki można od was otrzymać (np. wyrób niemedyczny, wielorazowego użytku, szyty w warunkach domowych). To pomoże uniknąć nieporozumień i sytuacji, w której placówki otrzymują produkt, który nie do końca spełnia ich oczekiwania.
    • Ważne jest, by możliwie szybko odpowiadać wszystkim przesyłającym zapytania oraz monitorować dane spływające z formularza on-line. Będziecie musieli zapisywać i porządkować informacje, kto, kiedy i jak duże zapotrzebowanie zgłosił oraz kto, kiedy i ile maseczek od was otrzymał. Można to odnotowywać np. w tabeli w Excelu lub innym dokumencie, który powinien być zawsze na bieżąco aktualizowany o nowe prośby o maseczki i informacje o przekazanych dostawach. 

    Konsultujcie dostawy maseczek z odbiorcami i planujcie je z wyprzedzeniem

    • W zależności od ustaleń i tego, dla kogo szyjecie maseczki, mogą być odbierane przez obdarowywane osoby i instytucje z waszego magazynu lub punktu kontaktowego (jeśli taki posiadacie) lub trzeba będzie im je dowieźć. Umówcie się z każdym z odbiorców, jaką formę dostawy maseczek preferuje, i zanotujcie tę informację w dokumencie z informacjami o odbiorcach.
    • Jeżeli będziecie dowozić maseczki, to zwróćcie uwagę, żeby wasze dostawy nie dezorganizowały pracy placówek, zwłaszcza szpitali. Przede wszystkim oznacza to, że za każdym razem musicie umówić się na termin dostawy (najwygodniej robić to telefonicznie). Maseczki powinny być dostarczane co jakiś czas w większych partiach.
      Ze względu na wygodę odbiorców, ale też ograniczenie kontaktów, w większości istniejących grup zniechęca się szyjących do samodzielnego zawożenia uszytych maseczek do szpitali czy innych miejsc, gdzie są one potrzebne.
    • Odbiorcom maseczki mogą przekazywać kierowcy z waszej grupy lub osoba odpowiedzialna za transport. Przy dowozie do dalej zlokalizowanych instytucji możecie spróbować poprosić o pomoc np. firmy kurierskie, które często w takich sytuacjach oferują swoje usługi za darmo. Możecie też poprosić o pomoc służby mundurowe, np. straż pożarną lub policję. Możecie też po prostu wysłać maseczki pocztą lub paczkomatem, ale taka dostawa zajmie dużo czasu.
    • Przekazywane maseczki powinny być zapakowane w chroniące przed zabrudzeniem opakowania, a każde opakowanie powinno być opisane informacją, ile maseczek i jakiego typu się w nim znajduje.
    • Przy przekazywaniu maseczek można jeszcze raz uczulić odbiorców, że to maski wykonane w warunkach domowych i niezbędna jest samodzielna sterylizacja lub dezynfekcja przed użytkowaniem. Warto informować, że to maski wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania po wypraniu w temperaturze 60 st. C i wyprasowaniu. Możecie przekazać te informacje, np. dołączając do przekazywanych maseczek kartkę z podziękowaniami dla odbiorców za ich pracę z informacją, że to produkt niemedyczny, wykonany w warunkach domowych i wymagający sterylizacji. Przykład znajdziecie tu: >> link.
    • Możecie poprosić o potwierdzenie otrzymania maseczek od szpitali i innych instytucji. Uzyskaniem potwierdzenia może zajmować się osoba odpowiedzialna za kontakty z odbiorcami.
    • Nie martwcie się, jeśli nie jesteście w stanie od razu zaspokoić całego zapotrzebowania, które do was zgłoszono. Kiedy zapotrzebowanie przekracza wasze możliwości produkcji, możecie przekazywać placówkom stopniowo mniejsze partie maseczek. Możecie też zdecydować, że niektóre instytucje będą otrzymywać wasze maseczki w pierwszej kolejności.

    Spróbujcie zbierać informację zwrotną

    • Dostarczając odbiorcom kolejne partie maseczek, warto zapytać o opinię na ich temat. Dowiedzcie się, czy maseczki są wygodne, praktyczne, bezpieczne i czy nie trzeba dokonać jakichś zmian w modelu, który szyjecie.
    • Ważne jest też zbieranie i porządkowanie podziękowań i bardzo pożądanych zdjęć odbiorców noszących maseczki. To ważne, żeby je zbierać i publikować, dzięki temu podtrzymacie zapał w grupie i docenicie pracę wszystkich zaangażowanych osób. 
  • 7. Informowanie o waszych działaniach

    Nie obędzie się bez odrobiny autopromocji

    • Opowiadanie jak najszerszemu gronu odbiorców o tym, co i dlaczego robicie, jest ważne z wielu powodów. Najważniejsze z nich to pozyskiwanie nowych osób szyjących oraz wsparcia, a także podtrzymywanie ducha współpracy i dobrych nastrojów w grupie.
    • Zdecydujcie, kto będzie odpowiadał za promocję i relacje z mediami. Dobrze poszukać do tej roli osób, które miały już jakieś doświadczenie w pracy promocyjnej i mediach społecznościowych. Jeżeli to nie jest wasz żywioł, poszukajcie wśród bliższych lub dalszych znajomych, którzy lepiej odnajdują się w tym temacie i poproście ich o pomoc. Jeśli nie znajdziecie nikogo odpowiedniego, nie obawiajcie się zająć tym samemu - na pewno szybko się nauczycie!
    • Umieśćcie kontakt dla mediów w widocznym miejscu.
    • Informacje o tym co robicie, przekazujcie głównie lokalnie, na popularnych w waszej okolicy stronach informacyjnych, profilach na Facebooku, gazetach i radiu. Nie skupiajcie się na mediach ogólnokrajowych - szyjecie maseczki przede wszystkim dla swojej lokalnej społeczności i to ona powinna wiedzieć o tym, jak działacie. Jednym z najważniejszych miejsc, gdzie będziecie się promować, będzie najprawdopodobniej wasza strona na Facebooku.
    • Co najmniej równie ważne jak informowanie lokalnej społeczności o tym, co robicie, będzie informowanie o działaniach i sukcesach samych członków waszej grupy. Pomoże to podtrzymać zapał i motywację. Chwalcie za wykonaną pracę. Zawsze starajcie się odnosić do członków waszej grupy z wdzięcznością, szacunkiem i życzliwością. Promujcie tego typu podejście w miejscach, gdzie członkowie grupy mają ze sobą kontakt. Ludzie są najważniejszym kapitałem waszej inicjatywy - docenieni, będą chętniej się angażować.

    Jak i o czym warto informować?

    • Obraz znaczy więcej niż tysiąc słów - jeśli tylko macie taką możliwość, pokazując światu, co robicie, korzystajcie ze zdjęć i filmów. W przypadku filmów przydatna może się okazać pomoc osoby, która ma jakieś doświadczenie w ich przygotowywaniu - warto poprosić o pomoc młodych, np. nastolatków, którzy mogą sporo wiedzieć o przygotowywaniu i montowaniu wideo.
    • Dobrą metodą jest też poproszenie obdarowywanych, by udostępnili na swoich stronach zdjęcie z waszymi maseczkami i oznaczyli waszą inicjatywę. Poinformujcie lokalne media, samorząd i inne organizacje o waszej inicjatywie - to zwiększa szanse na przyłączenie się nowych osób, które mogą was wesprzeć w różnych obszarach. Zwiększa to też szanse na pozyskanie dodatkowych środków na działania lub darów rzeczowych.
    • Informujcie też o otrzymywanym przez was wsparciu i doceniajcie tych, którzy wam pomagają (chyba że będą chcieli zachować anonimowość). Publicznie dziękujcie darczyńcom, informując, że otrzymaliście od nich pomoc. Pokazanie, że ktoś już was wspiera, może być zachętą dla kolejnych osób lub firm, które mogą wam pomóc.
    • Przykładowe tematy postów, które mogą działać motywująco i promować wasze działania:
      • regularne posty podsumowujące, np. codziennie na koniec dnia, regularnie w określony dzień tygodnia - ile maseczek uszyliście, ile zostało przekazanych do różnych odbiorców,
      • wpisy zaznaczające “okrągłe” liczby przekazanych maseczek, np. po przekazaniu w sumie 500, 1000, 5000 maseczek,
      • informacje o nowo dołączających do was osobach,
      • informacje o przekazanych na waszą rzecz datkach, darach i innym wsparciu,
      • relacje z nawiązywania kontaktów z nowymi odbiorcami maseczek,
      • zdjęcia z szycia maseczek,
      • zdjęcia z dostaw i przekazywania maseczek odbiorcom,
      • zdjęcia odbiorców w maseczkach waszej produkcji,
      • docenianie (na Facebooku, np. lajkami i komentarzami) postów pokazujących liczbę wyprodukowanych maseczek i pracę nad nimi wrzucanych przez członków grupy.
  • 8. Bezpieczeństwo danych osobowych

    • Żeby prowadzić wasze działania, musicie zgromadzić sporo danych osobowych, m.in. osób uczestniczących w waszej grupie, wspierających ją czy odbierających od was maseczki. Pamiętajcie, że trzeba utrzymywać określone zasady przetwarzania tych danych - w żadnym wypadku nie powinny one być dostępne publicznie. Upewnijcie się, czy wasi darczyńcy chcą pozostać anonimowi, czy też możecie publicznie im podziękować. To samo dotyczy osób szyjących i odbierających maseczki - zapytajcie, czy możecie np. publikować ich imiona i nazwiska, zdjęcia, na których widać ich twarze, i oznaczać ich na facebooku.
    • Starajcie się nie przetrzymywać żadnych zbędnych danych, w szczególności wrażliwych, bo wymaga to dodatkowych procedur. 
  • 9. Dlaczego warto stworzyć lokalną inicjatywę szycia maseczek

    Na naszych oczach, w bardzo krótkim czasie, dzięki wysiłkowi tysięcy ludzi szyjących w swoich domach, powstała największa szwalnia w Polsce.

    Szycie stało się masowe i powstało spontanicznie wiele grup produkujących setki tysięcy maseczek. Ważne, by proces ten był skoordynowany i możliwie profesjonalny. Z podziałem ról w grupie, przemyślanymi obowiązkami i systemem dostaw. Współdziałając, można tworzyć i dostarczać maski szybciej. Można skuteczniej dostarczać je tam, gdzie są w dzisiejszych czasach kryzysu potrzebne.

    Sprawa stała się jeszcze pilniejsza w związku z wprowadzeniem obowiązku zakrywania ust i nosa w miejscach publicznych przez wszystkich obywateli.

     

    Ważnym wątkiem, który często pojawiał się w czasie prowadzonych przez nas rozmów, jest fakt, że działanie jest ważne nie tylko ze względu na wytwarzane maski, lecz także z powodu budowania relacji pomiędzy osobami zaangażowanymi w inicjatywę oraz ze względu na pozytywny psychologiczny wpływ, jaki na nie wywiera. Czują się one potrzebne, mają możliwość realnego włączenia się w działania na rzecz przeciwdziałania skutkom pandemii koronawirusa. Nie czują się bezradne wobec sytuacji kryzysowej i wszechobecnych informacji na jej temat. To ważne aspekty, które mogą stać się skuteczną motywacją do działania.

     

    Grupy, którym w obecnej chwili uda się podjąć skuteczne działanie, mają ponadto szansę działać w przyszłości i w razie potrzeby podejmować kolejne akcje pomocowe i solidarnościowe. Będą mogły bazować na więziach zbudowanych wewnątrz grupy oraz na wiarygodności i zaufaniu, którym grupę obdarzyło otoczenie zewnętrzne.

     

    Jeżeli wasze maseczki będą trafiały również do mieszkańców, warto rozważyć prowadzenie jakieś formy edukacji związanej ze sposobami rozpowszechniania się wirusa, odpowiednich sposobów zachowania, by uniknąć zakażenia siebie i innych, oraz właściwego sposobu używania maseczek ochronnych. Partnerem takiej akcji edukacyjnej może być np. urząd gminy, który przygotuje materiały do rozdawania mieszkańcom razem z waszymi maseczkami.

     

     

    Najważniejsze i aktualne informacje o sytuacji epidemicznej w Polsce i na świecie znajdziesz na poniższych stronach:

    • serwis rządowy >>link
    • Ministerstwo Zdrowia >>link
    • Główny Inspektor Sanitarny >>link
    • Światowa Organizacja Zdrowia (WHO) >>link
  • 10. Jak przygotowaliśmy ten poradnik

    Żeby przygotować ten poradnik, przeprowadziliśmy szereg rozmów z inicjatorami akcji szycia masek w większych i mniejszych miejscowościach. Zrobiliśmy przegląd rozwiązań, które funkcjonują na świecie i porządkują wiedzę przydatną dla osób, które chcą wesprzeć ochronę zdrowia. Przeanalizowaliśmy również wiele materiałów i śledziliśmy, jak działają grupy szyjących, które można znaleźć w polskim internecie. Dziękujemy wszystkim, którzy poświęcili swój czas, żebyśmy mogli przygotować ten dokument.

     

    Osobne podziękowania kierujemy do wszystkich szyjących w domach, koordynujących te działania i poświęcających własny czas i środki, żeby wesprzeć polską ochronę zdrowia w walce z pandemią koronawirusa. Wasza energia i chęć działania to światełko nadziei w tych trudnych czasach. Jesteście WIELCY!

     

    Inicjatywy, którym chcielibyśmy w szczególny sposób podziękować za rozmowę i inspirację:

    • Leszno, Błonie i okolice szyją maseczki dla medyków,
    • Szczekociny szyją maseczki,
    • Mieszkanki gminy Granowo/Wojtusiaki,
    • Warszawa szyje dla medyków,
    • Skłot Przychodnia,
    • Kolektyw Rozbrat,
    • Stowarzyszenie Rozwoju Wsi Trygort,
    • MAL Samogłoska,
    • Maseczki ochronne - Szyjemy dla szpitali (Jadłodzielnia-Mosina),
    • Szyjemy maseczki dla trzebnickiego Szpitala - Mieszkańcy,
    • Gmina Włoszczowa i Włoszczowskie Stowarzyszenie Opieki Paliatywnej,
    • Koło Gospodyń Wiejskich Łężyckie Białki,
    • Pracownia Rękodzielnictwa Artystycznego „UL-KA” w Wałbrzychu.

    Grupy na facebooku, z których czerpaliśmy informacje i inspirację: